Plan d’action de la direction

L’opinion de la Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire (CPPM) au sujet du rapport de vérification : La CPPM a examiné les conclusions et les recommandations, et celles-ci représentent fidèlement, selon la portée de la vérification, l’état de contrôle au sein de la CPPM.

Approbation du Plan d’action de la direction par l’entité faisant l’objet de la vérification

Glenn Stannard
Président
Commission d'examen des plaintes concernant la police militaire

Document original signé par
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Signature

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Date

Recommandation 1

La CPPM doit mettre en place des processus administratifs, y compris des listes de vérification, et conserver la documentation afin de s’assurer des points suivants :

  1. les pièces justificatives pour les marchés non concurrentiels sont conservées;
  2. les véhicules d’adjudication des marchés appropriés sont utilisés conformément à leurs modalités;
  3. le fractionnement des marchés est éliminé;
  4. la méthode de sélection des soumissions et les critères d’évaluation sont clairement mis en évidence dans le document de sollicitation des offres pour les contrats concurrentiels avant l’émission de la demande de propositions;
  5. l’évaluation des propositions et la sélection de l’entrepreneur sont menées conformément aux critères préétablis dans la demande de propositions et d’une manière ouverte, équitable et transparente;
  6. les évaluations de marché sont signées par au moins deux évaluateurs clairement identifiés;
  7. les modifications du marché sont signées avant l’échéance du marché d’origine;
  8. toutes les décisions relatives aux marchés et tous les paiements versés à l’entrepreneur, y compris les paiements anticipés, sont adéquatement enregistrés.

Priorité : Élevée

Mesures prévues (Les mesures doivent être précises, quantifiables, atteignables et réalistes) :

  1. La CPPM a élaboré et mis en œuvre une liste de vérification concernant les appels d’offres fondée sur les exigences de la politique et les résultats de la vérification. La CPPM a harmonisé la liste de vérification utilisée par les vérificateurs pour assurer l’uniformité. Cette liste n’a pas été versée dans le plan de classement et dans les nouveaux dossiers intitulés « Appel d’offres ».

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 17 février 2012
    TERMINÉ

  2. La CPPM a mis à jour la liste de vérification des marchés actuelle en se fondant sur les exigences de la politique et les résultats de la vérification. La CPPM a harmonisé la liste de vérification utilisée par les vérificateurs pour assurer l’uniformité. Les listes de vérification sont incluses dans les dossiers d’adjudication des marchés existants.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 17 février 2012
    TERMINÉ

  3. La CPPM a passé en revue les dossiers de comptes créditeurs existants en se fondant sur les exigences de la politique et les résultats de la vérification. La CPPM a harmonisé la liste de vérification utilisée par les vérificateurs pour assurer l’uniformité.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 17 février 2012
    TERMINÉ

  4. La CPPM a préparé une demande d'offre à commandes (DOC) pour les Services d’enquête en se fondant sur les gabarits et les instructions fournis dans les Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) et le Guide des approvisionnements. La CPPM a tenu une consultation avec un représentant de TPSGC sur le processus d’appel d’offres de MERX et sur les exigences en matière de sécurité. La DOC sera traduite puis publiée par l’entremise de MERX.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 31 août 2012
    EN COURS DE RÉVISION

  5. La CPPM a mis à jour ses processus administratifs et elle ajoutera une orientation stratégique à son Cadre des politiques de gestion financière afin de s’aligner sur les recommandations et les résultats de la vérification.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

  6. La CPPM effectuera tous les ans un examen (par la direction) de tous les dossiers d’adjudication de marchés et d’approvisionnement en se servant de la même liste de vérification utilisée par les vérificateurs dans le cadre de la vérification des contrôles de base.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 31 mars 2013 Tous les ans
    TERMINÉ

  7. La CPPM apportera des modifications au Cadre des mesures d’urgence – Plans et stratégies et au Cadre de continuité des opérations – Plans et stratégies afin qu’ils tiennent compte des résultats de la vérification concernant la gestion des situations d’urgence, les enquêtes criminelles et administratives, les interventions de la CPPM en cas de catastrophe et de crise et la réévaluation des ressources de la CPPM pour la gestion de ces situations.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

  8. La CPPM apportera des modifications à son Cadre de gestion intégrée du risque – Plans et stratégies de manière à refléter les résultats de la vérification concernant l’évaluation des risques associés à ses opérations.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

Recommandation 2

La CPPM doit s’assurer que les dépenses sont divulguées de manière proactive, en entier, sur le site Web de l’Agence, conformément aux lignes directrices sur la divulgation proactive.

Priorité : Moyenne

Mesures prévues (Les mesures doivent être précises, quantifiables, atteignables et réalistes) :

  1. La CPPM a ajouté une clause de divulgation proactive dans l’appel d’offres et les listes de vérification pour l’adjudication des marchés comme l’une des étapes essentielles pour faire en sorte que les divulgations proactives soient identifiées, bien calculées et affichées sur le site Web de la CPPM, au besoin. (lien vers la mesure prévue no 1).

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 17 février 2012
    TERMINÉ

Recommandation 3

La CPPM doit s’assurer que les approbations de congé sont traitées rapidement.

Priorité : Faible

Mesures prévues (Les mesures doivent être précises, quantifiables, atteignables et réalistes) :

  1. La CPPM a mis à jour ses processus administratifs actuels et elle ajoutera une orientation stratégique à son Cadre des ressources humaines, à son Cadre des politiques de gestion financière et au Guide à l’intention de l’employé, afin de s’aligner sur les recommandations et les résultats de la vérification concernant le traitement des congés. Tous les employés ont été informés des nouveaux processus, notamment les procédures relatives aux demandes de congé, et de la nécessité de consigner toutes les demandes de congé et d’obtenir une approbation au préalable.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

Recommandation 4

La CPPM doit s’assurer que les décisions concernant les dépenses sont prises par un individu fondé de pouvoir, avant que les dépenses ne soient engagées (particulièrement en ce qui concerne les déplacements et l’administration des salaires).

Priorité : Moyenne

Mesures prévues (Les mesures doivent être précises, quantifiables, atteignables et réalistes) :

  1. La CPPM a mis à jour ses processus administratifs actuels et elle ajoutera une orientation stratégique à son Cadre des politiques de gestion financière afin de s’aligner sur les recommandations et les résultats de la vérification concernant la délégation, surtout en ce qui concerne les déplacements et l’administration des salaires. Cela comprend notamment la communication à tous les employés, aux réunions visant tout le personnel, de la nécessité de consigner, à l’avance et par écrit, l’approbation accordée en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

  2. La CPPM passera en revue ses cadres de responsabilisation concernant les fournisseurs de services de ressources humaines pour en assurer la conformité avec les résultats de la vérification.

    Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) : Chef de cabinet
    Calendrier (dates prévues actuelles pour la mise en œuvre) : 28 septembre 2012
    TERMINÉ

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